Vacature Executive Assistant (32-40 uur)  

Ben jij onze nieuwe collega die wij zoeken

 

Allereerst wat over ons bedrijf.

Gommers is een familiebedrijf met een persoonlijke aanpak en een informele werksfeer waar vakmanschap en service voorop staat. Je zult werken in een klein team waar je de kans krijgt om je snel te ontwikkelen.

Omdat wij focussen op verschillende disciplines; bouw, dakbedekking, technische installaties en service & onderhoud voor zowel particuliere als zakelijke klanten zal je deel uitmaken van diverse uiteenlopende projecten. Wij zijn van begin tot eind betrokken bij het project en vinden onze kwaliteit en ons serviceniveau erg belangrijk. We denken mee, adviseren waar nodig en houden van open en transparante communicatie.

Daarnaast staan wij ook bekend om ons vakmanschap. Wij hebben oog voor detail, werken nauwkeurig en leveren kwaliteit. Onze medewerkers hebben veel ervaring, passie voor hun vak en een hart voor de zaak. Ons team is enthousiast en er is een positieve werksfeer. Vanwege de toenemende hoeveel projecten zijn we op zoek naar nieuwe collega’s. Doordat we veel uitdagende projecten hebben zijn we opzoek naar nieuwe collega’s die doortastend zijn, strategisch meedenken en zichzelf graag willen ontwikkelen.

 

De Executive Assistant is de strategische sparringpartner van de directie of leidinggevende. Een onmisbare spilfiguur binnen het bedrijf. De EA is het eerste aanspreekpunt van de manager.

 

Wat ga jij voor ons betekenen?

• Eerste aanspreekpunt voor de directie en doorgeefluik naar diverse afdelingen en stakeholders.
• Inhoudelijke voorbereidingen van projecten: opnames plannen – documenten voorbereiden – beheren/wijzigen project status.
• Zorgt voor een tijdige, accurate en effectieve voorbereiding en informatievoorziening van vergaderingen en van de werkzaamheden van de directie, gericht op een zo efficiënt en effectief mogelijke invulling hiervan.
• Zorgt voor de (wijzigingen in de) planning in de agenda van de directie en een accurate afstemming met de mensen die het betreft, waarbij rekening wordt gehouden met reistijden, voorbereidingstijden en wensen van de directielid gericht op een soepel verlopende, efficiënte en effectieve dagindeling van de directie.
• Draagt zorg voor een correcte en volledige telefoonafhandeling en vormt een telefoonbuffer voor de directieleden zodat deze niet onnodig worden gestoord in hun kerntaken. Draagt op correcte wijze zorg voor het uitgaande telefoonverkeer.
• Draagt zelfstandig zorg voor een accurate afhandeling van (e-mail) correspondentie ten behoeve van een tijdige opvolging van afspraken en werkzaamheden, gebruik makend van een correcte Nederlandse taal.
• Draag zorg voor de administratieve afhandeling en archivering van de stukken en correspondentie die voortvloeien uit de activiteiten van de directieleden, gericht op een correcte, complete en voor directie toegankelijke dossiervorming.
• Organiseert projecten op basis van daartoe bestaande draaiboeken en checklisten, zodanig dat de kans op fouten wordt geminimaliseerd en erop gericht dat het project te allen tijde doorgang kan vinden.
• Correspondenties, verslagen, projectmappen en andere documenten namens directie opstellen en redigeren.
• Beheer en onderhoud van vertrouwelijke informatie en projectmappen, zodat deze up to date en gereorganiseerd zijn.
• Opnemen, beantwoorden, noteren en doorschakelen van centrale telefoon.
• Bewaken van in en uitgaande post.
• Beheren, printen, doorsturen en verwerken van algemene mailbox.
• Bewaken huisstijl binnen officepakket.
• Beheren en verantwoordelijk voor de inkomende en uitgaande post.
• Digitaliseren projectmappen.
• Beheren digitale algemene schijf en controle op correctheid van structuur.
• Relaties die het kantoor bezoeken moeten op vriendelijk wijze ontvangen worden. Hierbij hoort verzorgen van koffie/thee en het beheren van vergaderruimte.
• Het bestellen en laten bezorgen van bloemen op verzoek van directie/projectleiders voor klanten, onderaannemers, personeel.
• Klantvriendelijk en kalm.
• Flexibel, stressbestendig en in staat om aandacht te verdelen over meerdere taken tegelijkertijd.
• Prioriteiten kunnen stellen.
• Representatief en een verzorgd uiterlijk.

 

Functiekaraktistieken

 

Complexiteit

• De functie is gericht op assistentie van het directie en management. Het werk vertoont aspecten van organiseren, assisteren, ordenen en regelen, verzamelen, communiceren. Met andere woorden schakelt zeer frequent om.
• Vrij regelmatig is erg hoge accuratesse vereist (voorbereiden beslissen). Tijddwang komt regelmatig voor.
• De Kennis dient naar inhoud en niveau gelijkwaardig te zijn aan HBO.

Zelfstandigheid

• Bepaalt geheel zelf de tijdsindeling en de urgenties van de werkzaamheden.
• Is bij aanpak gebonden aan algemene kaders, maar heeft de vrijheid om zelf inhoudelijke aanpak en werkorganisatie te bepalen.
• Moet veel zaken doorzien en beslissen.

Afbreukrisico

• Fouten of incorrecte, niet tijdige afhandeling, onjuiste selectie of inschattingen kunnen de relatie-opbouw bemoeilijken en leiden tot tijdverlies directie, tot foutieve directie-beslissingen.
• De veelal actieve, zeer frequentie, zeer uiteenlopende externe contacten zijn van belang voor het efficiënt functioneren van de directie en de tijdige uitwisseling van informatie.
• Geheimhouding vereist inzake alle vertrouwelijke zaken (beleid en privacy, intern en extern).

Fysieke aspecten

• Werkt onder normale kantoor omstandigheden.
• Werkt langdurig aan de pc.

 

Competenties

 

Flexibiliteit

Is continu bezig zijn/haar aanpak tijdens het proces af te stemmen op de gemaakte afspraken.

 

Klantgerichtheid

Onderzoekt de wensen van de klant en vertaalt deze in passende oplossingen.

 

Gevoel voor details

Heeft gevoel voor details binnen het eigen werk.

 

Planmatig werken

Is in staat het eigen werk(proces) te structureren en signaleert tijdig verstoringen in de voortgang.

 

Kwaliteitsgerichtheid

Hanteert hoge kwaliteitsnormen binnen het eigen werk.

 

Analytisch vermogen

Ziet verbanden in een complex probleemgebied of situatie.

 

 

Wat hebben wij jou te bieden?

• Een positieve en informele werksfeer in een enthousiast en persoonlijk team
• Een marktconform salaris en goede arbeidsvoorwaarden.
• Veel verantwoordelijkheid, afwisselend werk en de mogelijkheid om te blijven leren (van anderen).

 

 

Spreekt het bovenstaande je aan en wil jij ons team komen versterken, dan kan je je cv en motivatiebrief opsturen naar; hiran@gommers.nl t.a.v. Hiran Ali. Mocht je vragen hebben, dan kan je ons natuurlijk bellen op het volgende nummer; 024 – 3743328